Hol is találkozni közbeszerzési tanácsadóval?
Akármekkora laikus legyen is az ember a közbeszerzés berkeiben, azt mindenki tudja, hogy a pályázathoz közbeszerzési tanácsadó kell. Ez afféle reflex. Azt gondoljuk, hogy a közbeszerzés bonyolult és ijesztő, sőt fenyegető, és ebben a komplex, jogi nyelven elhadart világban kell egy szakember, aki elkalauzol bennünket. Nem is tévedünk akkorát. A közbeszerzési szakreferens elsődleges feladata a jogszerűség felügyelete, ám a tanácsadás is igen vaskos részét képezi a szolgáltatásainak, amiért az ügyfelek igencsak hálásak. Azon túlmenően azonban, hogy kell és segít, nem igazán tiszta, hogy mit is várhatunk egy közbeszerzési tanácsadótól. Nézzük meg hát, miből is lesz a cserebogár?
A közbeszerzési tanácsadó és az ajánlatkérő
Azzal általában mindenki tisztában van, hogy a pályázat leadásához kell közbeszerzési tanácsadó, hiszen milyen ciki is, hogyha egy jó ajánlat azért bukik meg, mert nincs rendesen összerakva, nem volt senki, aki közbeszerzési jogszabály szempontból leellenőrizte volna. De az már kevésbé magától értetődő, hogy az ajánlatkérőnek is már a kezdetek kezdetén szüksége van közbeszerzési szakreferensre.
Ugyanis az ajánlatkérő is ember, akinek van első közbeszerzési pályázata, mikor még azt sem tudja, mi fán terem ez az egész. Ehhez képest pont ő az, akitől mindenki azt várja, hogy teljesen képben legyen. Itt jön képbe a közbeszerzési tanácsadó. A pályázat összeállítása ugyanolyan szigorú rendszerhez kötött, mint a pályázat leadás. Mondok két példát. Már akkor, amikor még egy darab ajánlat sem érkezett be, az elbírálási feltételeknek egyben kell lenniük. De mik is legyenek ezek? Nyilván cél, hogy szűkítsék a potenciálisan pályázók számát, mert ha nagyon sok anyag érkezik be, nem tudják majd átnézni elég tüzetesen. Túlságosan leszűkíteni a kört azonban tilos, mert az már visszaélést rejthet.
A másik klasszikus példa a döntőbizottság összeállításakor merül fel. Ahhoz, hogy egy pályázatot elbíráljanak, érteniük kell a szakmához, vagy a pályázati kiírás valamely aspektusához. Mindemellett a pártatlanság is előfeltétel, így előfeltétel, hogy a bíráknak ne legyen semmiféle érdekeltségük a pályázat kimenetelével kapcsolatban. Ezt kicsiny hazánkban nem a legegyszerűbb megvalósítani, hiszen eleve jó pár szakma igen belterjes.
A közbeszerzési tanácsadó és az ajánlattevő
Az ajánlattevővel kapcsolatban már sokkal egyértelműbb a szaktanácsadó szükségessége, ám itt i helyretennék pár képzetet. Ugyanis közbeszerzési tanácsadót felkérhetünk konkrét pályázat nélkül is. Bizonyos cégek kifejezetten gyakran pályáznak, építőiparban, gyárak esetén gyakori az ilyesmi. Ők kvázi folyamatosan figyelik a kiírt pályázatokat. Erre azonban felkérhetnek egy közbeszerzési szakreferenst is. A monitoring során, ha akad olyan pályázat, ami az ügyfél profiljába illő, akkor a tanácsadó azonnal értesíti is.
Természetesen, ha már pályázatra kerül a sor, az anyag ellenőrzési, közbeszerzési szempontból a támogatás a referens dolga. Azt azért fontos kihangsúlyozni, hogy a pályázatot attól még mi írjuk meg. A közbeszerzési tanácsadónak nem az a dolga, hogy helyettünk csinálja meg – pláne, hogy neki nem is az adott iparág a szakterülete – ő csak felügyeli, ellenőrzi, tanácsokat ad, felhívja a figyelmünket a határidőkre. Higgyük el, ez is ad neki annyi teendőt, hogy megkapjuk, ami a pénzünkért jár. Pláne, ha FAKSZ-ról van szó, amiről lejjebb majd még lehintjük a fátylat!
Mit csinál még a közbeszerzési tanácsadó?
Ha történetesen kiválasztásra került a győztes pályázat, megindulhat a kivitelezés. Már a pályázat leadásakor bizonyos mérföldköveket kell megadnunk, hogy milyen ütemben fogjuk végezni a kivitelezést. Ezek a mérföldkövek lesznek azok az ellenőrzőpontok, amikor az ajánlatkérő kiszállhat meggyőződni arról, hogy haladtunk. Egyfelől a közbeszerzési tanácsadó segít az ütemtervet tartani, másfelől lehet ős az, aki ellenőriz az ajánlatkérő képviseletében.
Természetesen két külön tanácsadóról van ilyenkor szó, egyszerre nem képviselheti ugyanaz a szakreferens egyszerre az ajánlattevőt és az ajánlatkérőt. Ha pedig ne adj Isten vitára kerül a sor, a helyzet kezelését is átvállalhatják, eljárhatnak képviseletünkben, amíg egy megoldást ki nem dolgoznak. Emellett pedig minden a közbeszerzéssel kapcsolatos dokumentálást, akár offline, akár online az EKR rendszerben, szintén a közbeszerzési tanácsadó végzi.
És akkor milyen közbeszerzési tanácsadó a FAKSZ?
Bizonyos pályázatok már akkora összegekről szólnak, hogy magasabban képzett közbeszerzési tanácsadóra van szükség. Ezt konkrétan törvény írja elő. Ők a faksz, azaz felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó. EUs pályázatoknál mindenképpen rájuk lesz szükség.
A faksz közbeszerzési tanácsadók persze magasabb tudással és több gyakorlattal is rendelkeznek, nem mellesleg kötelező felelősségbiztosítással, illetve regisztrációval az állam felé – azaz akkreditációval. Ha kisebb összegű pályázatról van szó, gazdaságosabban megússzuk egy „mezei” közbeszerzési tanácsadóval, ugyanakkor ilyenkor érdemes esetleg irodához fordulni, ahol a kezdőknek, ha elakadnak, esélyük van segítséget kérni a nagy öregektől.